Effizient, benutzerfreundlich und transparent: Das elektronische Projektportfolio Controlling der BLS
In der Schweiz werden Infrastrukturprojekte der Bahn zum grössten Teil in Zusammenarbeit mit dem Bundesamt für Verkehr (BAV) durchgeführt und dementsprechend rapportiert: Das BAV schreibt dabei die Art und Weise der Allokation und Nachverfolgbarkeit der jeweiligen Kostenplanung vor. Diese detaillierte Nachvollziehbarkeit war eine Vorgabe bei der Einführung des neuen, elektronisch geführten Projektportfolio Controllings der BLS. Eine weitere, wesentliche Anforderung: Die Lösung sollte effizient und vor allem benutzerfreundlich sein.
DIE HERAUSFORDERUNGEN
Benutzerfreundlichkeit und Performance
Die Projektleiterinnen und Projektleiter der BLS konsolidieren einmal pro Monat eine grosse Anzahl Daten und werten diese aus, was eine hohe Performance der Lösung voraussetzte. Oft haben die Personen, die das Projektportfolio Controlling führen, einen technischen Hintergrund – jedoch ohne vertiefte SAP-Kenntnisse. Deshalb sollte die neue, webbasierte Lösung intuitiv, schnell und einfach zu bedienen sein, so dass die Daten übersichtlich strukturiert, mit minimalem Aufwand und in hoher Qualität verarbeitet werden können.
Individualentwicklungen auf Kundenwunsch
Darüber hinaus sahen bestimmte BLS-Prozesse oder Anforderungen an die Benutzerfreundlichkeit zusätzliche Funktionalitäten ausserhalb des SAP-Standards vor, welche individuell zu entwickeln waren, darunter u.a.:
- Ampeln, die jederzeit den Projektstatus bezüglich Kosten, Termine und möglicher Risiken anzeigen
- Eine umfangreiche Suchfunktion
- Ein Approval-Prozess zur Genehmigung von Stamm- und Bewegungsdaten während des gesamten Projekt-Life-Cycles
- Ein Projektstatusbericht, der zusammen mit Kommentaren und der Kostenplanung quartalsweise versioniert wird
- Anzeigen des Projektstatusberichts als PDF durch die Technologie „Interative Forms by Adobe“
- Access Token, um den gleichzeitigen Zugriff von mehreren Usern auf dieselben Daten in der Webapplikation zu steuern
- Durchdachte Validierung sowie Muss- und Kann-Feldsteuerung
ÜBER BLS
Die BLS gehört mit dem 420 Kilometer langen Eisenbahnnetz zu einem der grössten
Verkehrsunternehmen der Schweiz. Mit ihren 3000 Mitarbeitenden verbindet die BLS Menschen durch Bahn, Bus, Schiff, Autoverlad und Güterverkehr quer durchs ganze Land.
UNSER LÖSUNGSANSATZ
Das PM-Tool und die Erweiterungen wurden auf Basis der SAP Module SAP-PS (Project Systems), SAPCO (Controlling) & SAP-BI (Business Intelligence) entwickelt.
Die Funktionen im SAP-PS wurden für die Stammdatenverwaltung und die Terminplanung, die SAPCO für die Kosten- und die Finanzplanung der Projekte verwendet. Die Auswertung der Daten erfolgt durch das SAP Standard-Reporting sowie durch SAP-BI.
Bei der Entwicklung orientierten wir uns an Prinzipien wie „Single Source of Truth“ und Datenbanknormalisierung, um Datenredundanzen zu vermeiden. Um den hohen Usability-Anforderungen gerecht zu werden, realisierten wir das PM-Tool als SAPUI5
Applikation und integrierten es in das Mitarbeiterportal und später ins Fiori Launchpad der BLS AG.
Hilfreich für die erfolgreiche Umsetzung des Projekts war nicht zuletzt auch eine grosse Portion Pragmatismus sowie kurzfristig etwas Mut zur Lücke – denn im Alltagsgebrauch der Lösung wird laufend neues Optimierungspotenzial identifiziert und genutzt.
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DAS ERGEBNIS
Agilität, Pragmatismus und die enge Zusammenarbeit zwischen dem Fachbereich, den Businessanalysten und unseren Entwicklern gewährleisteten eine schnelle Umsetzung sowie einen Go-Live ohne Probleme. Dank der langfristigen Partnerschaft und des gegenseitigen, wachsenden Verständnisses in punkto Technologien und Prozesse konnten wir Inputs des Fachbereichs sehr effizient in Weiterentwicklungen umsetzen.
Durch das Projektmanagement Tool, das Papierdokumentationen durch eine Webanwendung ablöst, wurden bis heute rund 2800 Projekte bei BLS abgewickelt. Monatlich führen rund 70 Projektleiter die Daten von etwa 300 Projekten erfolgreich nach.
Aufgrund der positiven Ergebnisse und Erfahrungen beim Projektmanagement-Tool-Projekt konnte im März 2019 mit einem Schwesterprojekt für den gesamten BLS-Konzern gestartet werden. Das zweite Tool, eine Version ohne Bahninfrastrukturspezifische Anforderungen, wurde im August 2019 erfolgreich eingeführt.
