Effektiver Support für HR-Fachleute und Reduzierung von Komplexität: das Fallführungstool Bund

Wir wurden beauftragt, in Zusammenarbeit mit dem Eidgenössischen Personalamt (EPA) ein modernes Tool zur Verwaltung von Langzeitabsenzen umzusetzen. Das Fallführungstool Bund zielte auf eine umfassende Unterstützung der HR-Fachleute der Bundesverwaltung im BCMB ab; essenzielle Herausforderung war dabei unter anderem die korrekte Berechnung von Ferienkürzungen sowie Lohnfortzahlungen. Alle relevanten Informationen sollten zentral an einem Ort aufruf- und pflegbar zur Verfügung gestellt werden.

DIE HERAUSFORDERUNGEN

Ein Kernpunkt in der fachlichen Herausforderung lag darin, die komplexe Berechnung der Lohnkürzungen und alle benötigten Vorgänge gemäss den gesetzlichen Vorschriften abbilden zu können. Dafür war zunächst ein fachliches Konzept zu erstellen. Die Anforderungen mussten im Detail analysiert und auf die genauen Bedürfnisse des Auftraggebers wie auch der zukünftigen Anwender eingegangen werden. Auf Basis dieser Analyse erfolgte dann die technische Konzeption für die Realisierung.

UNSER LÖSUNGSANSATZ

Vor Hintergrund der vorgegebenen Systemlandschaft, der technischen Möglichkeiten wie auch der Massgabe einer möglichst effizienten Realisierung wurde das Fallführungstool Bund mit Hilfe des Business Object Processing Frameworks (BOPF) von SAP erstellt. Dies liess die Berücksichtigung diverser Anforderungen, wie die Standardisierung von Benutzermasken, und auch entwicklungsspezifischer Vorgaben bis hin zu einem generischen Berechtigungskonzept zu.
Für die Benutzeroberfläche wurde die WebDynpro ABAP Technologie mit Floor Plan Manager (FPM) verwendet, mit welcher ein durchgängiges und übersichtliches Layout sowie eine Personalisierung ermöglicht werden.
Die neue Anwendung wurde nahtlos in die bestehende Portalumgebung des BIT integriert.


Über eine Suchmaske können bestehende Fälle gesucht oder neue Fälle angelegt werden. Innerhalb eines Falls können vielfältige Informationen sowohl angezeigt als auch bearbeitet werden. Die Falldaten sind eng mit dem Personalstamm und den Zeitwirtschaftsdaten verknüpft. So kann z.B. problemlos eine Lohnkürzungsberechnung vorgenommen oder eine Reintegrationsmassnahme vermerkt werden. Zu erledigende Aktivitäten werden grundsätzlich automatisch erstellt, es können jedoch auch manuelle Aktivitäten erfasst und einem Benutzer zugeordnet werden. Erledigte Aktivitäten können abgeschlossen werden und werden daraufhin im Journal vermerkt. Der Export eines Falles als kompletter Datensatz über ein PDF ist jederzeit möglich. Um abstrakte Berechnungen für den Benutzer sichtbar und transparent zu machen, kann der Lohnfortzahlungsspiegel als Excel-Datei exportiert werden. In dieser ist chronologisch ersichtlich, in welcher Phase sich der Fall befindet und wie sich die Berechnung von Stichdaten und anderen Werten zusammensetzt.

Über Bundesamt für Informatik und Telekommunikation (BIT)

Das Bundesamt für Informatik und Telekommunikation (BIT) ist einer der internen IKT-Leistungserbringer der Bundesverwaltung. Es unterstützt die Verwaltung mittels Informatik, wirtschaftliche, sichere, benutzer- und bürgerfreundliche Lösungen zu entwickeln und einzusetzen.
Die Bundesverwaltung hat das Ziel, die Gesundheit ihrer Mitarbeitenden zu erhalten und erkrankte sowie verunfallte Personen rasch und nachhaltig am Arbeitsplatz zu reintegrieren. Die Anforderungen an Vorgesetzte und HR-Fachleute im Rahmen des Betrieblichen Case Managements Bund (BCMB) zum Erhalt der Arbeits- und Leistungsfähigkeit oder zur Rückkehr an den Arbeitsplatz reichen vom informellen Klärungsgespräch bis hin zur intensiven Begleitung. Dazu gehören insbesondere die korrekte Umsetzung der rechtlichen Vorgaben bezüglich Berechnung von Lohnfortzahlungen und Ferienkürzungen sowie die Geltendmachung von Leistungen der Invaliden-, Unfall- und Militärversicherung.

DAS ERGEBNIS

Das in einem äusserst partnerschaftlichen und zielführenden Projektverlauf realisierte Endprodukt deckt sämtliche Anforderungen des Eidgenössischen Personalamts zu dessen vollster Zufriedenheit ab. Komplexe Berechnungen sind nun einfach und schnell durchführbar, auf alle relevanten Daten kann zentral zugegriffen werden. Der Einsatz des Tools ermöglicht der Verwaltung so die Vereinheitlichung ihrer internen Prozesse über die unterschiedlichen Ämter hinweg und einen deutlichen Gewinn an Effizienz.

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