Submissionen jederzeit im Griff:Fiori Apps zur Verwaltung von Ausschreibungen

Das bisherige Pflegen und Verwalten von Submissionen via Excel machte eine Integration in S/4HANA nicht möglich – wichtige Daten wie Zahlungsbedingungen, Lieferbedingungen und Dokumente konnten somit nicht automatisch übertragen werden. Die notwendigen manuellen Schritte führten zu Fehlern und Verzögerungen. Zudem war es schwierig, den Überblick über die zahlreichen Submissionen, deren Status und Ausschöpfung zu behalten und eine aussagekräftige Statistik zu erstellen.

Ziele für die Entwicklung und Umsetzung einer neuen, integrierten und durchgängig digitalisierten Lösung:

• Nahtlose Integration in S/4HANA Sourcing & Procurement (MM)
• Einfaches, medienbruchfreies Anlegen und Verwalten der Submissionen
• Überwachung und automatische Benachrichtigung zu Ausschöpfung und Terminen der Submissionen
• Kostentransparenz für den Projekteinkauf und Projektleitenden
• Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen der Submissionsverordnung
• Moderne User Experience durch farbcodierte, grafische Darstellung von KPIs wie beispielsweise Ausschöpfungsgrade

Wir entwickelten zwei individuelle Fiori Apps: Eine App zur Verwaltung und eine App zum Überwachen bzw. Analysieren der Submissionen.

Die Apps sind so konzipiert, dass alle Submissions-spezifischen Informationen einschliesslich Zahlungs- und Lieferbedingungen, Texte und Dokumente automatisch in S/4HANA Sourcing & Procurement (MM) übernommen werden. Aktuell werden die Geschäftsobjekte Bestellung, Bestellanforderung, Kontrakt und Lean Request Anforderung unterstützt. Dies erspart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch das Risiko von Fehlern und den manuellen Aufwand.

Für die Entwicklung bedienten wir uns technologisch bei den State-of-the-Art SAP Technologien wie RESTful ABAP Programming Model (RAP), analytischen CDS-Views sowie Fiori Elements. Dabei hielten wir uns beim Anlegen der kundeneigenen Felder für die Integration in S/4HANA Sourcing & Procurement (MM) an den Clean Core Ansatz.

Die Kennzahlen der Überwachungs-App fanden sehr guten Anklang, deshalb inkludierten wir diese KPIs auch in die Verwalten-App, was zu einer nochmals höheren Benutzerakzeptanz führte.

Die Apps bieten neben Anlegen, Bearbeiten und dem Überwachen der Submissionen folgende weitere Funktionen:

• Terminerinnerungsfunktion über Benachrichtigungen
  Die App versendet automatisch Termin-Erinnerungen und Benachrichtigungen über das Fiori Launchpad sowie per E-Mail. Diese Funktion kann flexibel pro Ausschreibung angepasst werden und ermöglicht eine reibungslose Kommunikation zwischen den Beteiligten. Verantwortliche Mitarbeitende werden damit rechtzeitig auf wichtige Termine und Fristen hingewiesen.
• Automatische Statusüberwachung der Submissionen
  Die Submissionsdossiers werden nach definierten Geschäftsregeln automatisch geschlossen und geöffnet.
• Rollenbasiertes Berechtigungskonzept
  Jeder Anwendungsbenutzende hat jeweils nur Zugriff auf die Daten und Funktionen, die für seine Rolle relevant sind.

Durch die Implementierung der beiden neuen Fiori Apps konnte das ewz seine Beschaffungsprozesse deutlich optimieren. Die nahtlose Integration in SAP S/4HANA führt zu einer erheblichen Reduzierung von Fehlern, Medienbrüchen und notwendigen manuellen Eingriffen. Effizienz und Transparenz wurden klar gesteigert, da alle Submissionen nun in Echtzeit überwacht und gesteuert werden können. Von der Lösung profitiert nicht nur der Projekteinkauf, sondern auch die Bedarfstragenden, die Projektleitenden, der operative Einkauf sowie die Lieferanten.