Transparente, sichere und skalierbare Ausrüstungsverwaltung

Die Bewirtschaftung persönlicher Ausrüstung beim BAZG ist fachlich, organisatorisch und technisch hochkomplex. Rund 3’000 Mitarbeitende verfügen jeweils über durchschnittlich rund 40 Ausrüstungsgegenstände, von denen viele serialisiert, chargenpflichtig oder sicherheitsrelevant sind. Zahlreiche Materialien unterliegen gesetzlichen Vorgaben, Haltbarkeitsfristen sowie periodischen Prüf- und Inspektionspflichten. Zusätzlich führen Eintritte, Austritte, Funktionswechsel und grosse, zentral gesteuerte Materialrollouts zu einer hohen Dynamik im Tagesgeschäft.

Historisch wurden diese Prozesse nur teilweise durch SAP-Standardfunktionen abgedeckt und durch Excel-Listen sowie regionale Sonderlösungen ergänzt. Dies führte zu Medienbrüchen, manuellen Kontrollaufwänden und einer eingeschränkten Transparenz über Bestände, Fälligkeiten und Verantwortlichkeiten. Insbesondere bei grossen Austauschaktionen – etwa beim Ersatz kompletter Chargen sicherheitsrelevanter Ausrüstung war der Koordinationsaufwand sehr hoch.

Technisch bestand eine zusätzliche Herausforderung darin, eine neue, vollständig digitale Lösung zu realisieren, ohne in die produktive SAP-Flottenmanagement- und Beschaffungslösung des Bundes einzugreifen. Die Lösung musste auf bestehenden SAP-PM-Funktionalitäten aufbauen, zugleich aber kompatibel mit bestehenden und zukünftigen Modulen bleiben sowie den hohen Anforderungen an Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und Wartbarkeit genügen. Erschwert wurde dies durch den engen Zeitrahmen zwischen Projektstart, produktiver Erstnutzung im Ausbildungsbetrieb und Abschluss der Hypercare-Phase.

Die Lösung basiert auf einem durchgängigen Aufbau im SAP-PM-Modul, den wir gezielt um notwendige Zusatzentwicklungen erweitert haben. Pro mitarbeitender Person wird ein persönlicher Instandhaltungsauftrag geführt, in dem wir sämtliche Materialien abbilden – inklusive Serialnummern, Chargen, Mindesthaltbarkeitsdaten und Status. Die erfassten Komponenten erzeugen automatisch Reservierungen, wodurch wir eine nahtlose Integration der Logistikprozesse sicherstellen.

Durch uns konzipierte und umgesetzte zentrale Erweiterungen ermöglichen eine vollständig digitale und medienbruchfreie Verwaltung der persönlichen Ausrüstung:

Mit der SAP-Fiori-App «Meine Ausrüstung» stellen wir den Mitarbeitenden eine intuitive Oberfläche zur Verfügung, über die Empfangsbestätigungen, Rückgaben, Inventuren sowie Angaben zu Schusszahlen oder Grössen direkt erfasst werden können. Ergänzend dazu wurde mit dem Materialcockpit ein Werkzeug für die Logistik realisiert, das eine zentrale Übersicht über Rückmeldungen, Fristen und Handlungsbedarfe bietet.

Für grosse Rollouts und wiederkehrende Massenprozesse sind Funktionen zur Masseneröffnung und zum Massenupdate implementiert. Über einen Excel-gestützten Upload können neue PM-Aufträge oder zusätzliche Komponenten effizient angelegt werden, beispielsweise für Ausbildungslehrgänge oder gruppenweise Materialanpassungen.

Die Umsetzung erfolgte agil nach SAFe in enger Zusammenarbeit zwischen BIT, BAZG und uns. Durch Clean Code, Mehrsprachigkeit und die konsequente Einhaltung der SAP-Standards stellten wir sicher, dass die Lösung wartbar, standardnah und langfristig zukunftsfähig bleibt.

Mit der neuen Lösung verfügt das BAZG über eine vollständig digitale, integrierte und revisionssichere Abbildung der gesamten Ausrüstungsbewirtschaftung. Alle Materialien sind zentral im System auffindbar – inklusive Serialnummern, Chargen, Mindesthaltbarkeitsdaten, Statusinformationen sowie der persönlichen Zuordnung zu Mitarbeitenden. Dadurch ist die Nachverfolgbarkeit sicherheitsrelevanter Ausrüstungen jederzeit gewährleistet.

Für die Mitarbeitenden wurde eine moderne SAP‑Fiori‑App umgesetzt, über die alle relevanten Interaktionen direkt im System erfolgen. Empfang und Rückgabe von Ausrüstung, Inventarbestätigungen sowie Angaben zu Schusszahlen oder Grössen können einfach und medienbruchfrei erfasst werden. Damit werden manuelle Hilfsprozesse vollständig abgelöst.

Auch die logistischen Abläufe konnten deutlich effizienter gestaltet werden. Materialrollouts lassen sich zentral planen und über Massenprozesse umsetzen, Kommissionierungen erfolgen integriert und transparent, Rückmeldungen sind konsolidiert einsehbar. Zustands‑ und fristenbezogene Auswertungen stehen jederzeit zur Verfügung und unterstützen die operative Steuerung ebenso wie die Einhaltung regulatorischer Vorgaben.

Wir verantworteten im Projekt die fachliche Konzeption, die SAP‑Integration sowie die Umsetzung der erforderlichen Erweiterungen auf Basis von SAP PM. Durch den gezielten Einsatz von SAP‑Fiori‑Oberflächen, erweiterten PM‑Funktionen und skalierbaren Massenprozessen entstand eine zukunftsfähige, standardnahe Lösung. Die neue Systemlandschaft eliminiert Medienbrüche, schafft Transparenz und ermöglicht einen nachhaltigen und wartbaren Betrieb innerhalb der SAP‑Bundeslandschaft.