Herausforderung mit gewaltigen Dimensionen: S/4HANA-Migration beim BIT
Eine Herausforderung mit gewaltigen Dimensionen: In ihrem Enterprise-Resource-Planning-System verarbeitet die Bundesverwaltung bis zu 1,2 Millionen Transaktionen im Jahr, 48’000 Personen nutzen es für die Zeiterfassung. Im Rahmen des Programms SUPERB arbeiteten bis zu 500 Personen an der Migration der bestehenden zivilen SAP-Systeme auf das neue SAP S/4HANA. In dem auch für uns grössten Projekt seit Gründung der inpeek übernahmen wir zentrale Aufgaben in diversen Teilbereichen.
DIE HERAUSFORDERUNGEN
Seit rund 20 Jahren setzte die zivile Bundesverwaltung insbesondere in den Bereichen Finanzen, Personal, Logistik, Beschaffung und Immobilien die Standard-Software SAP ECC ein. Nach der Bekanntgabe des Auslaufens des Supports für SAP ECC ab Ende 2027 war klar, dass die bestehende SAP-Lösung der zivilen Bundesverwaltung per 2027 end-of-life sein würde und abgelöst werden musste. In der Zukunft sollte auf die neue Business Suite S/4HANA gesetzt werden.
Im Rahmen des Programms SUPERB arbeiteten bis zu 500 Personen während mehr als vier Jahren in 20 bis 25 Scrum-Teams an der Modernisierung der Supportprozesse der zivilen Bundesverwaltung und leiteten den technologischen Generationenwechsel der bestehenden zivilen SAP-Systeme auf das neue SAP S/4HANA ein.
Vorgabe war eine Totalmigration, sämtliche Daten mussten ins neue System überführt werden, da teilweise über Jahrzehnte zurück Anfragen beantwortet werden müssen. Die Kombination von Cloud und On-Premise erzeugte zusätzliche Komplexität.
Hauptzielsetzungen von SUPERB:
- Sicherstellen der Operationalität der Supportprozesse
- Harmonisierung und Standardisierung der Supportprozesse
- Standardisierung der Schnittstellen zu IKT-Anwendungen
- Möglichkeit zur Effizienzsteigerung
- Zentralisierung der Supportprozess-Stammdatenverwaltung
- Gewährleistung des industrialisierten Betriebs und dessen Weiterentwicklung
DIE HERAUSFORDERUNGEN
Seit rund 20 Jahren setzte die zivile Bundesverwaltung insbesondere in den Bereichen Finanzen, Personal, Logistik, Beschaffung und Immobilien die Standard-Software SAP ECC ein. Nach der Bekanntgabe des Auslaufens des Supports für SAP ECC ab Ende 2027 war klar, dass die bestehende SAP-Lösung der zivilen Bundesverwaltung per 2027 end-of-life sein würde und abgelöst werden musste. In der Zukunft sollte auf die neue Business Suite S/4HANA gesetzt werden.
Im Rahmen des Programms SUPERB arbeiteten bis zu 500 Personen während mehr als vier Jahren in 20 bis 25 Scrum-Teams an der Modernisierung der Supportprozesse der zivilen Bundesverwaltung und leiteten den technologischen Generationenwechsel der bestehenden zivilen SAP-Systeme auf das neue SAP S/4HANA ein.
Vorgabe war eine Totalmigration, sämtliche Daten mussten ins neue System überführt werden, da teilweise über Jahrzehnte zurück Anfragen beantwortet werden müssen. Die Kombination von Cloud und On-Premise erzeugte zusätzliche Komplexität.
Hauptzielsetzungen von SUPERB:
- Sicherstellen der Operationalität der Supportprozesse
- Harmonisierung und Standardisierung der Supportprozesse
- Standardisierung der Schnittstellen zu IKT-Anwendungen
- Möglichkeit zur Effizienzsteigerung
- Zentralisierung der Supportprozess-Stammdatenverwaltung
- Gewährleistung des industrialisierten Betriebs und dessen Weiterentwicklung
UNSER LÖSUNGSANSATZ
Im Rahmen des Gesamtprojekts waren wir für verschiedene Teilbereiche und Aufgaben teils federführend verantwortlich und trugen so zum Gelingen des Gesamtprojekts bei:
- S/4HANA Migration, Softwareentwicklung und Modulberatung
- Migration bestehender kundenindividueller Software in S/4HANA
- Projektleitung und Product Ownership, Leitung eines Scrum-Teams innerhalb SUPERB
- FI – VIM und Kreditorenworkflow: Migration von Prozessen
- PI / PO: Umstellung von gut 500 Schnittstellen von alt auf neu
- Entwicklung und Umsetzung eines Theme für das ERP basierend auf dem bestehenden CD/CI
UNSER LÖSUNGSANSATZ
Im Rahmen des Gesamtprojekts waren wir für verschiedene Teilbereiche und Aufgaben teils federführend verantwortlich und trugen so zum Gelingen des Gesamtprojekts bei:
- S/4HANA Migration, Softwareentwicklung und Modulberatung
- Migration bestehender kundenindividueller Software in S/4HANA
- Projektleitung und Product Ownership, Leitung eines Scrum-Teams innerhalb SUPERB
- FI – VIM und Kreditorenworkflow: Migration von Prozessen
- PI / PO: Umstellung von gut 500 Schnittstellen von alt auf neu
- Entwicklung und Umsetzung eines Theme für das ERP basierend auf dem bestehenden CD/CI
DAS ERGEBNIS
Bereits deutlich früher als in der Roadmap vorgesehen (hier war 2025 geplant) war es Mitte September 2023 so weit: Die zivilen ERP-Systeme der Bundesverwaltung mit ihren 7 Departementen und der Bundeskanzlei waren auf SAP S/4HANA migriert.
Nach einer Phase des "Hypercares" in welcher wir erweiterten Support anboten, um die Angestellten beim Bund zu unterstützen, konnte Ende Jahr auch ein weiteres Ziel, ein sauberer Jahresabschluss 2023, erreicht werden.
DAS ERGEBNIS
Bereits deutlich früher als in der Roadmap vorgesehen (hier war 2025 geplant) war es Mitte September 2023 so weit: Die zivilen ERP-Systeme der Bundesverwaltung mit ihren 7 Departementen und der Bundeskanzlei waren auf SAP S/4HANA migriert.
Nach einer Phase des «Hypercares» in welcher wir erweiterten Support anboten, um die Angestellten beim Bund zu unterstützen, konnte Ende Jahr auch ein weiteres Ziel, ein sauberer Jahresabschluss 2023, erreicht werden.
ÜBER DAS BUNDESAMT FÜR INFORMATIK UND TELEKOMMUNIKATION (BIT)
Das Bundesamt für Informatik und Telekommunikation (BIT) versorgt die Schweizer Bundesverwaltung mit IT-Leistungen. Rund 1200 Mitarbeitende stehen täglich gemeinsam im Einsatz für die Schweiz.
Das BIT ist wir zuständig für den Betrieb von Rechenzentren und über 400 Fachanwendungen. Es bewirtschaftet rund 29’000 Arbeitsplatzsysteme und betreibt die Datennetze sowie die gesamte Telekommunikationsinfrastruktur der Bundesverwaltung.
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