Herausforderung mit gewaltigen Dimensionen: S/4HANA-Migration beim BIT

Seit rund 20 Jahren setzte die zivile Bundesverwaltung insbesondere in den Bereichen Finanzen, Personal, Logistik, Beschaffung und Immobilien die Standard-Software SAP ECC ein. Nach der Bekanntgabe des Auslaufens des Supports für SAP ECC ab Ende 2027 war klar, dass die bestehende SAP-Lösung der zivilen Bundesverwaltung per 2027 end-of-life sein würde und abgelöst werden musste. In der Zukunft sollte auf die neue Business Suite S/4HANA gesetzt werden.

Im Rahmen des Programms SUPERB arbeiteten bis zu 500 Personen während mehr als vier Jahren in 20 bis 25 Scrum-Teams an der Modernisierung der Supportprozesse der zivilen Bundesverwaltung und leiteten den techno­logischen Generationenwechsel der bestehenden zivilen SAP-Systeme auf das neue SAP S/4HANA ein.

Vorgabe war eine Totalmigration, sämtliche Daten mussten ins neue System überführt werden, da teilweise über Jahrzehnte zurück Anfragen beantwortet werden müssen. Die Kombination von Cloud und On-Premise erzeugte zusätzliche Komplexität.

Hauptzielsetzungen von SUPERB:

• Sicherstellen der Operationalität der Supportprozesse
• Harmonisierung und Standardisierung der Supportprozesse
• Standardisierung der Schnittstellen zu IKT-Anwendungen
• Möglichkeit zur Effizienzsteigerung
• Zentralisierung der Supportprozess-Stammdatenverwaltung
• Gewährleistung des industrialisierten Betriebs und dessen Weiterentwicklung

Im Rahmen des Gesamtprojekts waren wir für verschiedene Teilbereiche und Aufgaben teils federführend verantwortlich und trugen so zum Gelingen des Gesamtprojekts bei:

• S/4HANA Migration, Softwareentwicklung und Modulberatung
• Migration bestehender kundenindividueller Software in S/4HANA
• Projektleitung und Product Ownership, Leitung eines Scrum-Teams innerhalb SUPERB
• FI – VIM und Kreditorenworkflow: Migration von Prozessen
• PI / PO: Umstellung von gut 500 Schnittstellen von alt auf neu
• Entwicklung und Umsetzung eines Theme für das ERP basierend auf dem bestehenden CD/CI

Bereits deutlich früher als in der Roadmap vorgesehen (hier war 2025 geplant) war es Mitte September 2023 so weit: Die zivilen ERP-Systeme der Bundesverwaltung mit ihren 7 Departementen und der Bundeskanzlei waren auf SAP S/4HANA migriert.

Nach einer Phase des «Hypercares» in welcher wir erweiterten Support anboten, um die Angestellten beim Bund zu unterstützen, konnte Ende Jahr auch ein weiteres Ziel, ein sauberer Jahresabschluss 2023, erreicht werden.