Transparent und effizient: Digitale HR-Prozesse mit SAP Fiori und Processes & Forms

Seit 2001 setzt die Stadt Biel auf SAP. Rund 800 Personen arbeiten heute mit dem System. Mit dem Wechsel auf SAP S/4HANA war mehr gefragt als ein technisches Upgrade. Viele Supportprozesse im Personalwesen liefen noch über Papier und mussten von Hand ins SAP übertragen werden – diese Abläufe sollten konsequent modernisiert und automatisiert werden.

Dazu kamen fachliche Anforderungen über den Standard hinaus:

• Mehrstufige Genehmigungen, bevor lohnrelevante Daten gespeichert werden
• Ein Genehmigenden-Finder über das Organisationsmanagement, der auch Co-Leitungen und Dienststellen korrekt abbildet
• Unterschiedliche Rollen (Mitarbeitende, Vorgesetzte, HR-Admins, HR-Beratung) mit jeweils eigenem Zugriff auf Personalnummern
• Übernahme bestehender Prüf- und Ableitungslogiken aus Kundenerweiterungen, ohne den Clean Core zu gefährden

Gemeinsam mit der Stadt bewerteten wir die Lösungsoptionen und legten eine klare Reihenfolge fest: zuerst SAP-Standard, danach SAP Processes & Forms, und Eigenentwicklungen nur dort, wo beides nicht reicht.

Employee Self-Service mit SAP-Standard-Apps
Mitarbeitende rufen ihre Lohnabrechnungen und den Lohnausweis direkt im Fiori Launchpad ab und pflegen Adresse, Bankverbindung, Familienstand und Familienmitglieder selbst. Jede relevante Änderung wird protokolliert und einmal täglich per E-Mail an HR gemeldet, damit die Datenqualität gesichert bleibt. Genutzt werden unter anderem die Apps Meine Formulare (F4938), Mein Profil (F3129), Meine Adressen (F3004) und Meine Bankangaben (F3112).

Personalprozesse mit SAP Processes & Forms 
Vorgesetzte und HR-Admins starten Mutationen über die App “Prozess starten”. Dazu gehören Eintritt und Austritt, Änderungen von Lohn, Beschäftigungsgrad und organisatorischer Zuordnung, einmalige und monatliche Zulagen, Treuegeschenke, unbezahlter Urlaub und Vertragsverlängerungen. Mitarbeitende erfassen ein Kind selbst, inklusive Kinderzulage.
Alle Prozesse laufen über denselben Workflow: Initiator, Vorgesetzte, HR-Beratung. Erst nach der letzten Genehmigung werden die Daten in den Infotypen gespeichert. Die HR-Beratung kann Angaben vor dem Speichern noch korrigieren, und bei fachlichen Fehlern lässt sich ein Prozess an eine Expertin oder einen Experten weiterleiten. Die Genehmigenden leitet das System automatisch aus dem Organisationsmanagement ab.

Transparent und effizient: Mutationen laufen heute digital und nachvollziehbar vom Antrag bis zur Speicherung im SAP. Die HR-Teams tippen keine Papierformulare mehr ab, und Mitarbeitende pflegen ihre persönlichen Daten selbst. Vorgesetzte sehen jederzeit, wo ein Antrag steht.

Die Lösung wird sukzessive erweitert: Als nächstes folgen die Weiterbildungsvereinbarung als Prozess sowie Apps für die Vertragsgenerierung und den jährlichen Teuerungsausgleich.