HR Self-Service Launchpad mit SAP Build Work Zone – alle relevanten Inhalte und Prozesse jederzeit und an jedem Ort im Zugriff
Im Rahmen eines gemeinschaftlichen Projekts durften wir als langjähriger Implementierungspartner in enger Zusammenarbeit mit der Vaillant Group HR- und IT-Abteilung eine Lösung für einen globalen SAP Fiori HR Self-Service Rollout in neun Ländern erarbeiten und umsetzen.
Das Ziel: Alle Mitarbeitenden der Vaillant Group, insbesondere aus den Bereichen Produktion und Kundendienst, erhalten unabhängig von ihrem Arbeitsplatz und ihrer geschäftlichen Ausrüstung Zugriff auf unternehmensrelevante Informationen, Nachrichten und Services – jederzeit und von überall.
DIE HERAUSFORDERUNGEN
Bisher konnten nur Vaillant-Mitarbeitende mit PC-Arbeitsplatz auf Informationen der Unternehmenskommunikation (z.B. Nachrichten, Telefonbuch) und Self-Service-Anwendungen des SAP HCM für Mitarbeitende und Führungskräfte (z.B. Urlaubsantrag, Zeitbuchungen, Entgeltnachweis, digitale Personalakte) zugreifen. Mitarbeitende aus Bereichen wie Produktion, Kundendienst etc. mussten auf konventionelle Wege wie papierbasierte Anträge, Kiosk-Systeme oder den offiziellen Personalbereich ausweichen. Mit der neuen Lösung soll zukünftig jeder Mitarbeitende mit einem beliebigen Endgerät und Internetverbindung die relevanten Inhalte und Prozesse jederzeit und von überall abrufen und nutzen können.
Im Projekt wurden dabei nicht nur bestehende WebDynpro und SAP GUI Anwendungen durch moderne HR ESS/MSS SAP Fiori Applikationen abgelöst, es mussten ebenso Anforderungen und Fragestellungen hinsichtlich des sicheren Zugriffs und der geeigneten Benutzerprovisionierung berücksichtigt und gelöst werden. Ein durchdachtes Berechtigungskonzept ermöglichte den schrittweisen Rollout der neuen Fiori-basierten HR Self-Services in den verschiedenen Ländern der Vaillant Group, wobei die unterschiedlichen Anforderungen, Scopes und Berechtigungen berücksichtigt und sichergestellt wurde, dass zu jeder Zeit nur die jeweils landesspezifischen Anwendungen zugreifbar sind.
DIE HERAUSFORDERUNGEN
Bisher konnten nur Vaillant-Mitarbeitende mit PC-Arbeitsplatz auf Informationen der Unternehmenskommunikation (z.B. Nachrichten, Telefonbuch) und Self-Service-Anwendungen des SAP HCM für Mitarbeitende und Führungskräfte (z.B. Urlaubsantrag, Zeitbuchungen, Entgeltnachweis, digitale Personalakte) zugreifen. Mitarbeitende aus Bereichen wie Produktion, Kundendienst etc. mussten auf konventionelle Wege wie papierbasierte Anträge, Kiosk-Systeme oder den offiziellen Personalbereich ausweichen. Mit der neuen Lösung soll zukünftig jeder Mitarbeitende mit einem beliebigen Endgerät und Internetverbindung die relevanten Inhalte und Prozesse jederzeit und von überall abrufen und nutzen können.
Im Projekt wurden dabei nicht nur bestehende WebDynpro und SAP GUI Anwendungen durch moderne HR ESS/MSS SAP Fiori Applikationen abgelöst, es mussten ebenso Anforderungen und Fragestellungen hinsichtlich des sicheren Zugriffs und der geeigneten Benutzerprovisionierung berücksichtigt und gelöst werden. Ein durchdachtes Berechtigungskonzept ermöglichte den schrittweisen Rollout der neuen Fiori-basierten HR Self-Services in den verschiedenen Ländern der Vaillant Group, wobei die unterschiedlichen Anforderungen, Scopes und Berechtigungen berücksichtigt sichergestellt wurde, dass zu jeder Zeit nur die jeweils landesspezifischen Anwendungen zugreifbar sind.
UNSER LÖSUNGSANSATZ
Zur Realisierung der gewünschten Lösung setzten wir diverse SAP Technologien und -Standards ein: SAP HCM, SAP Fiori, SAP Fiori Frontend Server, SAP IAS, SAP Work Zone, standard edition, SAP Cloud Connector und SAP Mobile Start.
Die Aktivierung und Bereitstellung der gewünschten HR Self-Service Fiori Anwendungen sowie der Fiori Inbox erfolgte auf Basis des bestehenden SAP Fiori Frontend Servers (FES). Die betroffenen Fiori Anwendungen sind dabei eine Mischung aus Standard SAP Anwendungen (Fiori, WebDynpro) sowie individuell implementierten Custom Fiori Anwendungen. Zusätzlich zum On-Premise Fiori Launchpad, wurde die Provisionierung bzw. Replikation der HR Fiori Anwendungen in SAP Build Work Zone, standard edition, umgesetzt und via SAP BTP auch extern verfügbar gemacht.
Um landesspezifisch abweichende Zugriffsrechte in den HR Fiori Anwendungen optimal abbilden zu können, entwickelten wir ein entsprechendes Rollen- und Berechtigungskonzept. Ein dediziertes HR Self-Service Launchpad in 10 Sprachen wurde in SAP Build Work Zone, standard edition, aufgebaut.
Der sichere Login erfolgt via Microsoft 365 (Entra ID) und Multi-Faktor-Authentifizierung – in diesem Zusammenhang erhielten alle Mitarbeitenden einen MS 365 Login. Die zentrale und einheitliche Verteilung der Benutzerberechtigungen wurde durch AD Gruppen Mappings sichergestellt. Der Zugriff auf interne Applikationen und Daten folgt den SAP Best Practices und wurde mittels SAP Cloud Connector und Principal Propagation eingerichtet.
Die Möglichkeit der Aktivierung und Nutzung von SAP Mobile Start für iOS und Android wird zudem einen noch einfacheren Zugang für alle mobilen Endgeräte bieten. Als native App verbessert SAP Mobile Start nochmals spürbar das Nutzungserlebnis und ermöglicht den Zugriff auf Fiori Anwendungen und Inhalte bspw. mittels Face-ID und Touch-ID.
UNSER LÖSUNGSANSATZ
Zur Realisierung der gewünschten Lösung setzten wir diverse SAP Technologien und -Standards ein: SAP HCM, SAP Fiori, SAP Fiori Frontend Server, SAP IAS, SAP Work Zone, standard edition, SAP Cloud Connector und SAP Mobile Start.
Die Aktivierung und Bereitstellung der gewünschten HR Self-Service Fiori Anwendungen sowie der Fiori Inbox erfolgte auf Basis des bestehenden SAP Fiori Frontend Servers (FES). Die betroffenen Fiori Anwendungen sind dabei eine Mischung aus Standard SAP Anwendungen (Fiori, WebDynpro) sowie individuell implementierten Custom Fiori Anwendungen. Zusätzlich zum On-Premise Fiori Launchpad, wurde die Provisionierung bzw. Replikation der HR Fiori Anwendungen in SAP Build Work Zone, standard edition, umgesetzt und via SAP BTP auch extern verfügbar gemacht.
Um landesspezifisch abweichende Zugriffsrechte in den HR Fiori Anwendungen optimal abbilden zu können, entwickelten wir ein entsprechendes Rollen- und Berechtigungskonzept. Ein dediziertes HR Self-Service Launchpad in 10 Sprachen wurde in SAP Build Work Zone, standard edition, aufgebaut.
Der sichere Login erfolgt via Microsoft 365 (Entra ID) und Multi-Faktor-Authentifizierung – in diesem Zusammenhang erhielten alle Mitarbeitenden einen MS 365 Login. Die zentrale und einheitliche Verteilung der Benutzerberechtigungen wurde durch AD Gruppen Mappings sichergestellt. Der Zugriff auf interne Applikationen und Daten folgt den SAP Best Practices und wurde mittels SAP Cloud Connector und Principal Propagation eingerichtet.
Die Möglichkeit der Aktivierung und Nutzung von SAP Mobile Start für iOS und Android wird zudem einen noch einfacheren Zugang für alle mobilen Endgeräte bieten. Als native App verbessert SAP Mobile Start nochmals spürbar das Nutzungserlebnis und ermöglicht den Zugriff auf Fiori Anwendungen und Inhalte bspw. mittels Face-ID und Touch-ID.
DAS ERGEBNIS
Mit dem zentralen HR Self-Service Launchpad der SAP Build Work Zone, standard edition, macht die Vaillant Group HR-Abteilung einen großen Schritt in Richtung flächendeckender Prozessdigitalisierung und sorgt für mehr Transparenz, Effizienz und Datenqualität in den betreffenden Workflows.
Mitarbeitende erhalten unabhängig Ihrer Rolle und Arbeitsplatz, gleichberechtigten Zugriff auf Personal-Services und Informationen. Der generelle Self-Service Gedanke wird gestärkt und der organisatorische Overhead aufgrund von Medienbrüchen kann signifikant reduziert werden – einer von diversen Pluspunkten, die eine hohe Akzeptanz in der Belegschaft bringen.
Aus technologischer Sicht hat das Projekt eine solide Grundlage und Ausgangssituation für die Integration weiterer Services wie Talent Management und zukünftige digitalisierte Arbeitsplätze geschaffen.
DAS ERGEBNIS
Mit dem zentralen HR Self-Service Launchpad der SAP Build Work Zone, standard edition, macht die Vaillant Group HR-Abteilung einen großen Schritt in Richtung flächendeckender Prozessdigitalisierung und sorgt für mehr Transparenz, Effizienz und Datenqualität in den betreffenden Workflows.
Mitarbeitende erhalten unabhängig Ihrer Rolle und Arbeitsplatz, gleichberechtigten Zugriff auf Personal-Services und Informationen. Der generelle Self-Service Gedanke wird gestärkt und der organisatorische Overhead aufgrund von Medienbrüchen kann signifikant reduziert werden – einer von diversen Pluspunkten, die eine hohe Akzeptanz in der Belegschaft bringen.
Aus technologischer Sicht hat das Projekt eine solide Grundlage und Ausgangssituation für die Integration weiterer Services wie Talent Management und zukünftige digitalisierte Arbeitsplätze geschaffen.
ÜBER VAILLANT
Die Vaillant Group ist ein international tätiges Unternehmen mit Hauptsitz in Remscheid, Deutschland, das in den Bereichen Heiz-, Lüftungs- und Klimatechnik tätig ist. Als einer der weltweiten Markt- und Technologieführer entwickelt und produziert die Vaillant Group maßgeschneiderte Produkte, Systeme und erbringt Dienstleistungen für Wohnkomfort. Das Produktportfolio reicht von effizienten Heizgeräten auf Basis herkömmlicher Energieträger bis hin zu Systemlösungen zur Nutzung regenerativer Energien. Im Geschäftsjahr 2023 erzielte das Unternehmen, das sich seit seiner Gründung 1874 in Familienbesitz befindet, mit 17.000 Beschäftigten einen Umsatz von rund 3,8 Mrd. Euro.
SIE MÖCHTEN MEHR ERFAHREN?
IHRE ANSPRECHPARTNER ZUM PROJEKT
MARKUS KEINZ
Geschäftsleiter inpeek Deutschland & Partner
LUKAS FLECKENSTEIN
SAP Senior Development Consultant
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