Effizient und komfortabel: Migration der bestehenden Travel Management Lösung in das neue S/4HANA System

Im Rahmen der Einführung von S/4HANA Finance beabsichtigte die Universität Basel, die zu diesem Zeitpunkt eingesetzte Travel Management Lösung in das neue S/4HANA System zu migrieren. Hierzu sollte u.a. der bestehende, dereinst individuell programmierte Spesen-Workflow abgelöst werden.

DIE HERAUSFORDERUNGEN

Bestehendes Finanzproduktionssystem trifft moderne Funktionen des Travel Managements – ein pragmatischer Übergang von alt zu neu war ohne allzu grossen Aufwand zu entwickeln.

Drei benötigte Spesenworkflows, die in der Vergangenheit für die Universität von SAP individuell programmiert worden waren, sollten dabei durch eine Standardlösung erfolgreich abgelöst und das Travel Management im S/4HANA integriert werden.

Erschwerend kam dazu, dass unterschiedliche mehrstufige Genehmigungsstufen je Spesenart und Reiseinformationen möglich sein sollten. Aufgrund einer entsprechenden Kostenverteilung pro Spesenart kann es vorkommen, dass die gleiche Reise von unterschiedlichen Personen freigegeben werden muss. Diese Anforderungen mussten im flexiblen Spesenworkflow abbildbar und erweiterbar sein.

ÜBER DIE UNIVERSITÄT BASEL

Die Universität Basel ist eine Hochschule von internationalem Ruf, welche in Forschung und Lehre hervorragende Leistungen erbringt. Gegründet 1460, kann sie als älteste Universität der Schweiz auf eine über 550-jährige erfolgreiche Geschichte zurückblicken.

Als Volluniversität mit einem breiten, qualitativ hochstehenden Bildungsangebot zieht sie Studierende aus der Schweiz und der ganzen Welt an und bietet ihnen ausgezeichnete Studienbedingungen auf Bachelor-, Master- und Doktoratsebene. Heute zählt die Universität Basel rund 13’000 Studierende aus über hundert Nationen, darunter rund 2900 Doktorierende.

UNSER LÖSUNGSANSATZ

Zentrales Element unseres Lösungsansatzes ist das Fiori Launchpad mit mehreren Standard Fiori Apps im Zusammenspiel mit einem flexiblen SAP Workflow. Durch den Einsatz der Standard Fiori Apps wird der Support und Weiterentwicklung von SAP gewährleistet. Folgende Fiori Apps wurden eingeführt:

Workflows verwalten (ID F2190)
Spesenerfassung V2 (ID F0584A)
MyInbox Spesengenehmigung (ID F0410A)
E-Mail Vorlagen (ID F1306)

DAS ERGEBNIS

Die Komplexität wurde massiv vereinfacht: Aus drei verschiedenen Workflows mit über 55 Schritten wurde ein schlanker Workflow definiert.

Die neue Lösung setzt auf effiziente Standards, ohne auf individuelle Funktionen zu verzichten. Z.B. können von der Universität Basel eigenständig und flexibel Genehmigungsstufen angepasst werden. Das spart Zeit und Kosten – und ist zugleich höchst komfortabel.