Kibanda sorgt für optimale Kommunikation zwischen Mietenden und Bewirtschaftung

Die Liegenschaften Stadt Zürich beauftragte uns mit der Einführung und Installation unserer Eigenentwicklung Kibanda, der innovativen Lösung für das Gebäudemanagement mit SAP, als Bewirtschaftungs- und Mietendenportal. Ziel war eine professionalisierte und effiziente Kommunikation zwischen den Mietenden und der Bewirtschaftung sowie die Verbesserung der Erreichbarkeit für die Anliegen der Mietenden und die Entlastung der Bewirtschaftung von administrativen Aufgaben.

DIE HERAUSFORDERUNGEN

Die Herausforderungen bei der Realisierung dieses Projektes waren vielfältig und anspruchsvoll. Eine zentrale Schwierigkeit lag in der Komplexität der Zusammenhänge, die das Portal abbilden sollte. Es galt, die Beziehungen zwischen Mietenden und Bewirtschaftenden übersichtlich und benutzerfreundlich zu gestalten, wobei sich die Integration verschiedener Systeme für nahtlose Prozesse als besonders herausfordernd erwies. Auch eine hohe Benutzerfreundlichkeit war essenziell, damit das Portal von allen Nutzergruppen intuitiv bedient werden kann.

Die Skalierbarkeit des Systems war ebenfalls von entscheidender Bedeutung, da das Portal für städtische Liegenschaften entwickelt wurde und daher auch bei einer steigenden Anzahl von Liegenschaften und Nutzenden effizient funktionieren muss.

UNSER LÖSUNGSANSATZ

Durch die Installation von zwei zentralen Portallösungen, Kibanda Go für Mietende und Kibanda Cockpit für interne Nutzer, schufen wir eine durchgängige Umgebung. Diese ermöglicht nicht nur die einfache Erstellung von Schadensmeldungen, sondern beinhaltet auch einen effizienten Ticketprozess. Hierfür stellten wir eine nahtlose Integration in die bestehenden SAP-Systeme der Liegenschaften Stadt Zürich, insbesondere SAP S/4HANA, SAP PM/MM und SAP RE-FX, sicher. Darüber hinaus entwickelten wir auf Kundenwunsch weitere Funktionen wie Mieterwechselprotokoll, Raumreservierung und Benachrichtigungsfunktionen.

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ÜBER DIE LSZ

Mit einem Portfolio von 4,5 Milliarden Franken Versicherungswert gehört die Liegenschaften Stadt Zürich zu den grössten Immobilienorganisationen der Schweiz. Neben der Bewirtschaftung von rund 9’500 Wohnungen und 1’200 Geschäftsflächen ist die Dienstabteilung für die umfassende Eigentümervertretung, die langfristige Werterhaltung und die Weiterentwicklung des vielfältigen Portfolios verantwortlich. Zudem bewirtschaftet sie die städtischen Landreserven und Baurechte und ist für die städtischen Liegenschaftentransaktionen zuständig.

«Dank Kibanda haben wir eine digitale Lösung für die Kommunikation zwischen unseren Mietenden und der Bewirtschaftung geschaffen, die sowohl die Erreichbarkeit für die Anliegen der Mietenden erhöht als auch die Hauswartenden von administrativen Aufgaben entlastet.»

Petra Frey, Leiterin Informatik, Liegenschaften Stadt Zürich

DAS ERGEBNIS

Durch die Installation von Kibanda wurde das Bewirtschaftungs- und Mietendenportal der Liegenschaften Stadt Zürich eine moderne Lösung im Bereich der Liegenschaftsverwaltung.

Das Portal bietet den 20’000 Mietenden die Möglichkeit, Schadensmeldungen auch ausserhalb der üblichen Geschäftszeiten schnell und einfach zu übermitteln. Gleichzeitig profitieren die Bewirtschaftenden von teilautomatisierten Prozessen, die ihnen präzise Informationen zu den Schadensmeldungen liefern, während der Bearbeitungsstatus bequem im Portal verfolgt werden kann. Die Anmeldung erfolgt über den zentralen städtischen Zugang “Mein Konto”.

Das Kibanda Cockpit unterstützt 100 Mitarbeitende bei der effizienten Steuerung der Ticketprozesse und sorgt für einen reibungslosen Workflow. Darüber hinaus stehen den Mitarbeitenden umfangreiche Reports mit einem Mausklick zur Verfügung.

Mit der Teilautomatisierung durch Kibanda verbessert die Liegenschaften Stadt Zürich die Effizienz der internen Ressourcen und reduziert die Wartezeiten für die Behebung von Schäden. Zudem wird den steigenden Erwartungen der Mietenden an eine 24-Stunden-Gesellschaft Rechnung getragen, was zu einer höheren Mieterzufriedenheit führt.