Spassfaktor inklusive: mit Fiori zu mehr Effizienz, Produktivität und Akzeptanz

Zeitgleich zur Einführung von S/4HANA stand bei IWB auch der Launch von Fiori auf der Agenda. Im Rahmen des Einzelprojekts «Fiorisierung für User-Experience UX» wurden wir mit dieser Aufgabe betraut. Zielsetzung war es, die Arbeitsprozesse durch den Einsatz der neuen Fiori-Technologie zu vereinfachen und zu optimieren.

DIE HERAUSFORDERUNGEN

Wesentliche Massgabe: Der Umgang mit SAP sollte für die Nutzenden nicht nur attraktiver, sondern auch intuitiver und effizienter werden. Zudem sollte das Projekt spürbare positive Impulse geben, um die mit der S/4HANA-Einführung kommende Veränderung vorteilhaft zu unterstützen. In enger Zusammenarbeit mit dem Kunden war eine geeignete Projektmethodik zu entwickeln, damit dieser gewünschte Leuchtturm-Effekt durch den Einsatz von Fiori erzielt werden konnte.

 

Die zeitgleiche Migration auf S/4HANA im Brownfield-Ansatz sorgte für zusätzliche Herausforderungen: So mussten z.B. die einzelnen Testphasen synchronisiert werden, um die Test-Ressourcen nicht mit zusätzlichen Testtagen zu belasten. Generell war es eine entscheidende Aufgabe, die verschiedenen Ressourcen im Rahmen der parallelen Durchführung der Projekte optimal zu allokieren.

DIE HERAUSFORDERUNGEN

Wesentliche Massgabe: Der Umgang mit SAP sollte für die Nutzenden nicht nur attraktiver, sondern auch intuitiver und effizienter werden. Zudem sollte das Projekt spürbare positive Impulse geben, um die mit der S/4HANA-Einführung kommende Veränderung vorteilhaft zu unterstützen. In enger Zusammenarbeit mit dem Kunden war eine geeignete Projektmethodik zu entwickeln, damit dieser gewünschte Leuchtturm-Effekt durch den Einsatz von Fiori erzielt werden konnte.

Die zeitgleiche Migration auf S/4HANA im Brownfield-Ansatz sorgte für zusätzliche Herausforderungen: So mussten z.B. die einzelnen Testphasen synchronisiert werden, um die Test-Ressourcen nicht mit zusätzlichen Testtagen zu belasten. Generell war es eine entscheidende Aufgabe, die verschiedenen Ressourcen im Rahmen der parallelen Durchführung der Projekte optimal zu allokieren.

UNSER LÖSUNGSANSATZ

Für die Umsetzung setzen wir ein hochqualifiziertes und hochmotiviertes Team aus Beratenden, Projektleitenden, Entwickelnden und Testmanager(inne)n ein – so konnten die Aufgabenfelder der Architekturberatung, Changemanagement, technischen Umsetzung und Testmanagement optimal abgedeckt werden.

 

Eine detaillierte Analyse und Clusterung der bisher genutzten Transaktionen zeigte das mögliche Potential von Fiori auf und schuf die Basis für eine zielgerichtete Vorgehensweise. Anhand dieser Analyse identifizierten wir vor allem die Bereiche Einkauf, Kreditorenbuchhaltung, Engineering, IS-U und Lager als besonders relevant und legten den Fokus auf deren Umsetzung. Auf Basis einer Fit-Gap-Analyse führten wir gemeinsame Workshops durch. Insgesamt konnten so mehr als 130 Fiori Applikationen in Betrieb genommen und den Fachbereichen zur Verfügung gestellt werden. Unter anderem auch die Fiori Apps im Bereich IS-U in der Ablesung und Abrechnung.

 

Generell war die Vorgabe, so nahe wie möglich am Standard zu bleiben. Für spezifische Erweiterungen und Eigenentwicklungen verwendeten wir CDS Views, RAP (RESTful Application Programming Model), Fiori Elements und SAPUI5. Ebenfalls aktivierten wir verschiedene Workflows in den Bereichen Kreditoren, Bestellung, CATS (Arbeitszeiterfassung genehmigen) sowie PPM für die MyInbox und ermöglichten die mobile Nutzung.

 

Neben dem mobilen Zugriff durch bis zu 700 Geräte bei IWB auf das Fiori Launchpad wurden als besonderes Feature die Push-Benachrichtigungen auf mobilen Geräten ermöglicht. Hierfür nutzten wir die App "SAP Mobile Start" und den Service "SAP Build Work Zone" als Teil der SAP Business Technology Platform (SAP BTP).

 

Zusätzlich unterstützten wir bei der Einrichtung der Provisionierung von SAP S/4HANA zu SAP Cloud Identity Services die interne IT der IWB, um die einheitliche Gestaltung von Authentifizierungen und Berechtigungen zu gewährleisten. Auch das Fiori-Rollenkonzept stellten wir zur Verfügung. Damit konnte erfolgreich sichergestellt werden, dass das vorhandene Berechtigungskonzept greift und die Rollen entsprechend den Applikationen korrekt zugeordnet sind.

UNSER LÖSUNGSANSATZ

Für die Umsetzung setzen wir ein hochqualifiziertes und hochmotiviertes Team aus Beratenden, Projektleitenden, Entwickelnden und Testmanager(inne)n ein – so konnten die Aufgabenfelder der Architekturberatung, Changemanagement, technischen Umsetzung und Testmanagement optimal abgedeckt werden.

Eine detaillierte Analyse und Clusterung der bisher genutzten Transaktionen zeigte das mögliche Potential von Fiori auf und schuf die Basis für eine zielgerichtete Vorgehensweise. Anhand dieser Analyse identifizierten wir vor allem die Bereiche Einkauf, Kreditorenbuchhaltung, Engineering, IS-U und Lager als besonders relevant und legten den Fokus auf deren Umsetzung. Auf Basis einer Fit-Gap-Analyse führten wir gemeinsame Workshops durch. Insgesamt konnten so mehr als 130 Fiori Applikationen in Betrieb genommen und den Fachbereichen zur Verfügung gestellt werden. Unter anderem auch die Fiori Apps im Bereich IS-U in der Ablesung und Abrechnung.

Generell war die Vorgabe, so nahe wie möglich am Standard zu bleiben. Für spezifische Erweiterungen und Eigenentwicklungen verwendeten wir CDS Views, RAP (RESTful Application Programming Model), Fiori Elements und SAPUI5. Ebenfalls aktivierten wir verschiedene Workflows in den Bereichen Kreditoren, Bestellung, CATS (Arbeitszeiterfassung genehmigen) sowie PPM für die MyInbox und ermöglichten die mobile Nutzung.

Neben dem mobilen Zugriff durch bis zu 700 Geräte bei IWB auf das Fiori Launchpad wurden als besonderes Feature die Push-Benachrichtigungen auf mobilen Geräten ermöglicht. Hierfür nutzten wir die App «SAP Mobile Start» und den Service «SAP Build Work Zone» als Teil der SAP Business Technology Platform (SAP BTP).

Zusätzlich unterstützten wir bei der Einrichtung der Provisionierung von SAP S/4HANA zu SAP Cloud Identity Services die interne IT der IWB, um die einheitliche Gestaltung von Authentifizierungen und Berechtigungen zu gewährleisten. Auch das Fiori-Rollenkonzept stellten wir zur Verfügung. Damit konnte erfolgreich sichergestellt werden, dass das vorhandene Berechtigungskonzept greift und die Rollen entsprechend den Applikationen korrekt zugeordnet sind.

DAS ERGEBNIS

Die positiven Resultate der gelungenen Einführung waren schnell ersichtlich:

 

Nutzerzufriedenheit 
Die neue, attraktive Fiori-Oberfläche wird von den Nutzenden bei IWB hervorragend angenommen, dies trägt entscheidend zu mehr Akzeptanz und Motivation bei. Die durchweg positive Resonanz bestätigt, dass die neue Lösung klare Vorteil gegenüber der alten Oberfläche bietet. Insbesondere für Gelegenheitsnutzende (wie z.B. das Management) bieten die neuen Oberflächen eine deutliche Vereinfachung im Arbeitsalltag. Auch im Bereich der analytischen Apps überzeugt die Performance des neuen Systems.

 

Mobile Nutzung 
Die Möglichkeit, SAP auf mobilen Geräten zu verwenden, steigert die Flexibilität und Produktivität der Mitarbeitenden erheblich. Beispielsweise können jetzt Arbeitszeiten bequem unterwegs freigegeben werden.

 

Workflow-Optimierung 
Die Handhabung von Prozessen wurde stark vereinfacht, dies führt zu einer merklichen Effizienzsteigerung, gerade auch, weil die Workflows jetzt mobile nutzbar sind.

 

Der erfolgreiche Launch setzt einen soliden Grundstein für die künftige Fiori-Strategie und den weiteren Fiori-Rollout bei der IWB. Der erarbeitete Backlog ermöglicht es, nahtlos weitere Themen voranzutreiben.

DAS ERGEBNIS

Die positiven Resultate der gelungenen Einführung waren schnell ersichtlich:

Nutzerzufriedenheit 
Die neue, attraktive Fiori-Oberfläche wird von den Nutzenden bei IWB hervorragend angenommen, dies trägt entscheidend zu mehr Akzeptanz und Motivation bei. Die durchweg positive Resonanz bestätigt, dass die neue Lösung klare Vorteil gegenüber der alten Oberfläche bietet. Insbesondere für Gelegenheitsnutzende (wie z.B. das Management) bieten die neuen Oberflächen eine deutliche Vereinfachung im Arbeitsalltag. Auch im Bereich der analytischen Apps überzeugt die Performance des neuen Systems.

Mobile Nutzung 
Die Möglichkeit, SAP auf mobilen Geräten zu verwenden, steigert die Flexibilität und Produktivität der Mitarbeitenden erheblich. Beispielsweise können jetzt Arbeitszeiten bequem unterwegs freigegeben werden.

Workflow-Optimierung 
Die Handhabung von Prozessen wurde stark vereinfacht, dies führt zu einer merklichen Effizienzsteigerung, gerade auch, weil die Workflows jetzt mobile nutzbar sind.

Der erfolgreiche Launch setzt einen soliden Grundstein für die künftige Fiori-Strategie und den weiteren Fiori-Rollout bei der IWB. Der erarbeitete Backlog ermöglicht es, nahtlos weitere Themen voranzutreiben.

ÜBER IWB

IWB versorgt die Region Basel. Mit Energie. Mit Wasser. Mit Telekom. Mit Mobilität. In der Schweiz ist IWB die erste Adresse für klimafreundliche Energie. So leistet IWB einen Beitrag zu einer hohen Standort- und Lebensqualität in der Region Basel und darüber hinaus.

«Das Einzelprojekt User Experience (UX) S/4 war der von aussen unverzichtbare Leuchtturm während der gesamten S/4HANA Konversion. SAP to Go wurde bei IWB damit ermöglicht, was mich als Gesamtprojektleiter besonders freut.»

Lukas Friedrich, Gesamtprojektleiter S/4HANA

«Die Performance der Fiori Kacheln ist noch besser als während den Testzyklen! Selbst Ansichten mit verschiedenen Kacheln und visuellen Darstellungen laden innerhalb kürzester Zeit. Das macht echt Spass, wie man intuitiv hin und her klicken kann ohne grosse Verzögerungen.»

Jonas Koch, Teilprojektleiter Fiorisierung

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STEPHAN ENDTER

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ALEXANDER SCHMITZ

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