Innovativ und nutzerorientiert:Prozess “Weiterbildungsantrag”via SAP UI5-App
Wir wurden von der BLS beauftragt, für den Prozess «Weiterbildungsantrag» eine intuitive und benutzerfreundliche SAP UI5-App zu entwickeln und zu implementieren. Ziel: Beschleunigung und Vereinfachung interner Abläufe.
DIE HERAUSFORDERUNGEN
Bei der App-Entwicklung galt es, die fachlichen Anforderungen mit den Fiori Design Guidelines in Einklang zu bringen. Gefragt war zudem eine strukturierte und nachvollziehbare Nutzerführung: Für den Mitarbeitenden sollte es möglichst einfach sein, den Weiterbildungsantrag einzureichen.
ÜBER BLS
Die BLS gehört mit dem 420 Kilometer langen Eisenbahnnetz zu einem der grössten Verkehrsunternehmen der Schweiz. Mit ihren 3000 Mitarbeitenden verbindet die BLS Menschen durch Bahn, Bus, Schiff, Autoverlad und Güterverkehr quer durchs ganze Land.
UNSER LÖSUNGSANSATZ
Im ersten Schritt wurde mittels BUILD (www.build.me) ein Mockup der künftigen App ausgearbeitet. In enger Zusammenarbeit mit dem Fachbereich wurde dieses dann weiter verfeinert, bis alle Anforderungen an die Funktionalität und das Layout den Wünschen des Kunden entsprachen. Auf Grundlage des finalisierten Mockups wurden dann die SAP UI5-App sowie der entsprechende SAP-Workflow entwickelt.
Die Bedienung ist denkbar einfach: Nach Start der App öffnet sich eine Liste mit bereits eingereichten Anträgen. Durch die Auswahl eines bestehenden Eintrags können die Details zum Antrag eingesehen werden. Ein neuer Antrag kann mit dem +-Button erstellt werden. Hierbei verschiebt sich der Listenbereich nach links.
Im rechten Fenster werden alle erforderlichen Eingaben für den Antrag ausgefüllt. Hierfür kann auch ein bestehender Antrag kopiert werden. Speichern und Löschen eines Antrags ist ebenfalls möglich, solange der Antrag noch nicht eingereicht wurde. Zudem können Anhänge hochgeladen sowie weitere hilfreiche Informationen ergänzt werden.
Nach dem Einreichen erscheint der Antrag in der Liste der eingereichten Anträge links. Im Hintergrund startet ein SAP-Workflow, der automatisiert den Antrag an den direkten Vorgesetzen adressiert. Dieser kann den Antrag via SAP MyInbox öffnen und die entsprechende Kostenverteilung direkt über die MyInbox pflegen.
Dem Genehmiger stehen drei Antwort-Optionen offen:
- Genehmigen: Der Prozess wird ans HD-Service-Center weitergeleitet.
- Ablehnen: Der Prozess wird beendet.
- Zurück zum Mitarbeitenden: Der Mitarbeitende kann notwendige Änderungen vornehmen.
Nach finaler Genehmigung eines Antrags werden automatisch folgende Aktivitäten initiiert:
- Generierung einer Weiterbildungsvereinbarung sowie Ablage im eDossier.
- Versand einer Bestätigungsmail mit der Weiterbildungsvereinbarung im Anhang.
- Einträge im IT0019 – Terminverfolgung.
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DAS ERGEBNIS
Die neue SAP UI5-App ermöglicht schnellere Abläufe bei Beantragung, Prüfung und Genehmigung von Weiterbildungsanträgen, minimiert Fehler und sorgt für mehr Transparenz. Sie entlastet die am Prozess beteiligten Mitarbeitenden von Routinearbeiten und wird aufgrund ihrer einfachen Bedienung gerne verwendet.
